📒日報の提出(清掃会社)

日報とは？

清掃実績の日報になり、日毎、月毎の実績が確認できます。また、日報の誤りをチェックするチェックリスト機能を使うことで正しい日報を作ることができます。

また、提出された日報はホテルによって承認することができ、日報の提出・承認ワークフローをJtasで実施することが可能です。

日報画面の見方と使い方

日報画面は、ホーム画面＞日報よりアクセスできます。

清掃実績、エキストラベッド、付帯業務の実績が日毎に確認できます。

清掃予定画面・今日のタスク画面で、清掃ステータスが完了になったもの、エキストラベッド、手配品・付帯業務項目にチェックが入ったものが日報にカウントされます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　日報全体図

日報の作成・提出手順

1.清掃内容の進捗と変更・追加などの確認

清掃予定画面から、[未清掃]を選択し、清掃がきちんと終わっているかを確認します。

エキストラベッドと付帯業務はチェックリストにチェックが入っていれば日報にカウントされます。下図は清掃予定画面ですが、他にも、今日のタスク画面、手配品一覧画面、付帯業務一覧画面からチェックを入れることが可能です。

　　　　　　　　　　　　清掃予定詳細画面で各タスクを確認している図

その後、必要に応じて清掃予定の追加や変更などを行います。

2. チェックリストによる日報の不備や誤りの確認

日報画面の右上にある[チェックリスト]は、日報作成をサポートする機能です。

清掃実績の入力漏れや更新漏れを確認できます。

未清掃のまま放置されている清掃予定など、様々な不備や誤りをチェックします。

エキストラベッド、手配品・付帯業務は、間違いやすいです。

ご注意ください。

日報画面＞[チェックリスト]をクリックします。

チェックリスト画面の①〜⑧の順に確認していきます。

※チェックリストの日付の右隣りにあるフロアを選択すると、日報のプレビューが表示され、チェックしながら実績を確認することができます。

ホテルに報告すべき内容があれば、テキストにて報告もできます。

3.ホテルへの日報の提出

チェックリストによる確認が完了したら、最後に日報の承認を行います。

チェックリスト画面の右上より[提出]すると、清掃実績が確定したという形になります。

[提出する]をクリック

名簿が表示されるので、提出担当者(この機能の実行者)を選択すると、提出が完了されます

各フロアごとに実績の確認と提出を行う場合

フロアに絞ってチェックリストを作成し、フロアごとに日報を提出することもできます。

日報画面の【未提出】をクリックすると、フロアごとのチェックリストが開きます。

提出直後に実績を変更する方法

提出直後、ホテルが承認をするまでの間に実績を変更する場合は、

清掃予定画面より、清掃内容の変更を適宜行ってください。

🌟予定の編集方法はこちらのマニュアルでご確認ください

日報承認後に、実績データを変更する場合

ホテルに日報が承認されると実績データが簡単に編集できないようにロックがかかります。

ロックがかかると清掃予定画面は、下図のようになりますが、ロックを解除すると変更ができます。

※ 実績データの変更はホテル・清掃会社ユーザー双方で可能です。

ロック解除後、5分後に自動的に再び実績データはロックされます。

　　　　　　　　　例）清掃予定詳細画面からロック解除する画面

承認後に変更された清掃実績の通知

清掃実績が変更されると通知がされます。実績データを清掃会社/ホテルユーザーのどちらが変更したとしても、通知は双方に届きます。

　　　　　　　　日報提出後にホテルユーザーが変更したことを知らせる通知

承認後の変更履歴の確認

日報承認後の編集ロック状態から実績を変更すると承認後の編集履歴に残り、それらを一覧で確認することができます。

日報画面から「月別表示」に切り替えると「承認後の変更履歴」ボタンが表示されます。

　　　　　　　　　　　　　月別表示に切り替える画面遷移

承認後の変更内容の詳細を確認することができます。

　承認後の変更履歴の一覧画面

ご不明な点は、お気軽にJtasのヘルプサイトにあるchatからお問い合わせください。